全國服務熱線在經濟低迷期，企業對外包服務是會收縮還是會更加積極？結論很不確定。但據有關調查顯示，當經濟不景氣時，企業會更加仔細地核算成本，一些大額的、長期的外包項目有縮減的可能，然而一些新型的、投資少但對縮減成本見效快的外包卻開始受到歡迎。打印外包便是其中一種。按印付費
打印機外包還采用了新型的付費模式--按印付費，也就是按每月的打印實際數量進行付費，這類似于手機的付費方式，而具體計數方式是和用戶選取服務內容是相關的。一般來說，打印外包常見模式有三種，一種是全外包模式，所有的硬件、耗材、維護和服務都外包，費用最后會折算到每一張紙上，一個月打了多少張紙累計起來進行計費。第二種是客戶自己買機器不買耗材的外包服務，還有一種是機器、耗材都企業自己買，僅外包維修服務。當然，不同的外包模式，“月租費”也是不同的。
往往經濟低迷期，這種按印付費模式對資金緊張的企業更具吸引力，這樣的企業一般會選擇設備、耗材維修等全部外包的租賃模式，在降低成本的同時可以緩解企業現金流上的壓力。這時采用打印外包模式就好比當你必須用車而手頭很緊時，你可以選擇去租輛車而不是只能借錢買輛車。
被忽略的成本
看起來打印機外包服務既省錢又省力，又降低了安全隱患，但目前采用外包服務的企業還只是少數。
在人們的傳統觀念中，打印機和PC等設備相比，它從來都只是一個辦公終端，與電話、傳真機一起相提并論。許多時候，復印等設備的管理和采購也主要放在了傳統的行政和后勤部門，相對于服務器，網絡、存儲、ERP等來說，文印在企業內部不大受重視，相對而言就很少得到系統性的規劃。
同時，許多企業也缺乏對打印和復印成本的量化核算。許多企業的管理層，只看到打印設備的更新需要付出成本，而對這些設備耗費的總成本幾乎一無所知。實際上，有關統計顯示，按總體打印成本來看，約占到收入的6.1%，當然，不同的行業差異很大。比如廣告、設計、電信、金融、保險等行業打印量都很大，相應地，打印費用也很大。而其中有90%的公司沒有追蹤打印成本，很多時候打印的費用是歸在行政辦公的費用里。很多IT經理或是行政辦公經理只看到打印管理的10%的費用--就是打印機費用，而對打印耗材、維修費用、人力成本這些費用沒有算進去。難怪市場調研公司Gartner分析指出：打印、復印等文檔輸出的消耗是企業成本中未經審核的最后“堡壘”，如何進行成本控制和預算管理,文印環節成為被日常管理遺忘的角落。
顯然，對打印成本的忽視、傳統的打印觀念和企業負責人的認識局限是影響打印管理服務應用的一個障礙，而打印外包作為新生事物，也需要企業有一個認識的過程，當然也需要成功案例的示范作用。
據記者調查，目前中國企業中實施打印外包服務的企業，一般都具備以下條件：一是對打印要求很高，打印量很大；二是企業的財務部門對這塊成本很重視；三是管理嚴謹。一位打印服務推廣人士認為這點很重要，“因為打印采購環節上有利益問題。”四是成本意識強。如四方龐巴迪的IT部門和財務部門是一個領導主管，很多會議是IT和財務部一起參加，對產品采購成本意識很強。
事實上，隨著企業生存和競爭壓力的增大，企業對成本的認識和縮減會深入到企業的所有“角落”。這些率先采用打印外包企業的出現已經證明了這點。
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